El expediente de cada persona, completo y firmado sin papel.

Qué pide la ley en cada país, y qué falta

México pide contrato, identificación oficial, CURP, constancia de situación fiscal, alta en el IMSS y el aviso de privacidad firmado. Venezuela pide contrato, cédula, RIF, inscripción en el IVSS (forma 14-02), afiliación a BANAVIH y la notificación de riesgos del puesto (LOPCYMAT).

Un documento obligatorio cuenta solo si está vigente: una identificación vencida no identifica. El Inicio y Expedientes marcan lo que vence en los próximos 30 días, y la lista se ordena de lo más incompleto a lo más completo.

¿Tienes los documentos en carpetas? Se cargan desde un ZIP.

Firma electrónica con hoja de auditoría

Mandas un contrato, una carta o una política a firmar a la persona, a su jefe, a RH y al representante legal, en orden o todos a la vez. Quien firma confirma que es él con un código de 6 dígitos que le llega al correo, o, si tu empresa entra con Microsoft 365, con su cuenta.

Al firmar el último, Quincenea pone las firmas en el PDF, le agrega una hoja de auditoría con las huellas SHA-256 y cada paso con fecha, hora e IP, lo guarda en el expediente y le avisa por correo a cada firmante, con su copia adjunta si el PDF no es muy pesado. Cualquiera comprueba después, con el folio, que un PDF es el firmado.

Qué es y qué no: es firma electrónica simple. No es la e.firma del SAT ni un certificado de un prestador acreditado, y hoy no se obtiene la constancia de conservación NOM-151. Para un contrato o un finiquito, revisa con tu abogado qué firma conviene.

Constancias de trabajo que se verifican solas

La persona pide su constancia desde Mi espacio. La que no lleva sueldo sale al momento, sin que RH intervenga, si su ficha tiene puesto y fecha de ingreso; la que lleva sueldo la revisa y emite RH.

Cada constancia trae un código de 12 caracteres. El banco o el arrendador lo escribe en la página de verificación y ve si es auténtica y vigente (90 días), si es antigua o si la empresa la revocó.

Quién ve qué

Los expedientes los ven administración, RH y RH local (solo su país o empresa). Un auditor externo puede consultarlos en solo lectura, sin exámenes médicos ni actas. El apoyo de RH y los directores no los ven. Cada descarga desde el panel queda en la bitácora. La persona ve y descarga sus documentos en Mi espacio, pero no los cambia.