Descripción de puesto: qué es, sus partes, errores comunes y plantilla para copiar

Qué es una descripción de puesto y qué no es

Es la respuesta escrita a una pregunta que casi toda pyme contesta de palabra: «¿qué se espera de esta persona?». Conviene separarla de tres documentos con los que se confunde:

• No es el contrato. El contrato fija las condiciones de trabajo y tiene que precisar el servicio; la descripción lo desarrolla con más detalle y es más fácil de mantener al día.
• No es el perfil del candidato. La descripción habla del trabajo; el perfil, de lo que necesita traer quien lo haga. Van en el mismo documento, en secciones distintas.
• No es el reglamento interior. En la LFT, el reglamento contiene horarios, pagos, normas de seguridad, permisos y disciplina (art. 423), y deja fuera las normas de orden técnico y administrativo que las empresas formulan para ejecutar los trabajos (art. 422, segundo párrafo). La descripción de puesto es un documento de la empresa, no parte del reglamento.

Tampoco es una obligación con nombre propio. En el texto vigente de la LFT no aparece la expresión «descripción de puesto», y la LOTTT solo la menciona dentro del contenido del contrato (art. 59, numeral 3). Lo que sí exigen las dos es precisar el servicio, y una descripción bien hecha es la forma más barata de cumplirlo.

Para qué sirve en una pyme

• Reclutar. Del objetivo y las funciones sale el anuncio, y de los requisitos, el filtro de currículums.
• Evaluar a los candidatos. Con las funciones por escrito sabes si necesitas una prueba de conocimientos, una muestra de trabajo o una de juicio situacional (la guía de pruebas psicométricas explica cuál rinde más) y qué preguntar en la entrevista.
• Contratar. En México, las condiciones de trabajo van por escrito si no hay contrato colectivo aplicable (LFT, art. 24) y ese escrito debe llevar «el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión posible» (art. 25, fr. III). En Venezuela, el contrato escrito debe llevar «la denominación del puesto de trabajo o cargo, con una descripción de los servicios a prestar» (LOTTT, art. 59, numeral 3).
• Capacitar y evaluar el desempeño. La LFT obliga a capacitar para elevar la competencia laboral y la productividad (art. 153-A): las funciones dicen qué enseñar primero y los indicadores, cómo revisar el avance.
• Pagar parejo. A trabajo igual, en puesto, jornada y condiciones de eficiencia iguales, la LFT manda salario igual (art. 86).

En México, además, con la NOM-035. La norma pide identificar los factores de riesgo psicosocial, entre ellos las cargas de trabajo y el liderazgo negativo, que incluye la «falta de claridad de las funciones» (numeral 7.2, incisos b y f). Sus cuestionarios, que se aplican según el tamaño del centro de trabajo (numeral 7.1), preguntan si le informan con claridad cuáles son sus funciones (reactivo 23 de la Guía II y 31 de la Guía III). Una descripción al día permite contestar que sí. La guía de NOM-035 para pymes explica qué te toca según tu plantilla.

En Venezuela, la LOTTT dice que en las relaciones de trabajo prevalece la realidad sobre las formas o apariencias (art. 22). Si la descripción dice una cosa y la persona hace otra, cuenta lo que hace: por eso debe reflejar el trabajo real.

Las 7 partes de una descripción de puesto

Una página basta. Si no cabe, el puesto probablemente junta dos trabajos.

Cómo redactarla en una tarde, con quien hace el trabajo

1. Pide a quien ocupa el puesto que anote una semana de trabajo real, tarea por tarea. Si está vacío, usa a quien lo cubrió.
2. Agrupa lo anotado en 6 a 10 funciones. Cada una empieza con un verbo (recibe, cotiza, concilia, registra) y dice sobre qué y con qué frecuencia.
3. Ponle a cada función clave una medida que ya puedas sacar de tus registros: faltantes, tiempo de respuesta, errores en el recibo, cotizaciones enviadas. Si todavía no existe el dato, anótalo como «por medir» y empieza a llevarlo.
4. Separa lo que el puesto exige el primer día de lo que se aprende en tres meses. Solo lo primero va como requisito.
5. Que la lean el jefe y la persona. Donde no coincidan, hay un problema que conviene resolver antes de contratar.
6. Fecha y versión. Revísala una vez al año o cuando cambie una herramienta, el horario o el jefe.

Si añades una función, hazlo por escrito y sin empeorar las condiciones de la persona. En México, la LFT reconoce las tareas conexas o complementarias a la labor principal, que pueden dar una compensación salarial (art. 56 Bis). En Venezuela, el patrono no puede modificar las condiciones de trabajo si implican desmejora (LOTTT, art. 57). Para un cambio grande, consulta a tu abogado laboral.

Errores comunes que vuelven inútil la descripción

• Copiarla de internet. Dice lo que hace un puesto genérico, no el tuyo. Si tu almacenista también atiende el mostrador, la copia no lo menciona.
• Cuarenta tareas y verbos vagos. Una lista larga esconde las dos o tres que importan, y «apoyar en lo necesario» o «estar al pendiente» no se pueden revisar. Cámbialos por qué se entrega y para cuándo.
• «Y las demás funciones que le asigne su jefe» sin límite. Es la frase que más choca con la exigencia de precisar el servicio (LFT, art. 25, fr. III; LOTTT, art. 59, numeral 3). Mejor: «y tareas conexas a la principal, como [ejemplos]».
• Mezclar el puesto con la persona. Pedir edad, sexo, estado civil o «buena presentación» en la descripción o en el anuncio lleva a discriminar. La LFT prohíbe negarse a aceptar trabajadores por origen, género, edad, discapacidad, condición social, condiciones de salud, religión, opiniones, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otro criterio discriminatorio (art. 133, fr. I). La LOTTT prohíbe esas distinciones y que las solicitudes de trabajo y los contratos incluyan cláusulas que las contraríen (art. 21).
• Requisitos inflados. Exigir licenciatura a un puesto que se aprende en un mes deja fuera a buenos candidatos.
• No tocarla nunca. A los dos años describe un puesto que ya no existe.

Plantilla para copiar

Llena lo que está entre corchetes y borra lo que no aplique. Es la estructura de las cinco descripciones de abajo.

Cinco descripciones ya hechas

Para los puestos que más se piden en una pyme hay una página con la descripción completa, lista para copiar, y las pruebas y la entrevista que le corresponden:

• Almacenista
• Asesor de ventas
• Auxiliar administrativo
• Agente de atención al cliente
• Analista de nómina, con variantes para México y Venezuela

Si tu puesto es otro, usa la plantilla de arriba y mira cómo elegir las pruebas en la guía de pruebas psicométricas. Para otros oficios hay guías de entrevista con las preguntas y la pauta para calificar.

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