Descripción de puesto de analista de nómina: funciones, requisitos e indicadores para copiar
El analista de nómina reúne las incidencias, calcula el pago de cada persona, emite los recibos y deja listo el pago y los documentos para que la empresa pueda demostrar lo que pagó. Esta descripción trae 10 funciones, cada una con la medida que sale de tus propios recibos, con las variantes de México y de Venezuela. Para evaluar a quien aplique, hay una batería por país de 4 pruebas: Auxiliar de nómina en México y Auxiliar de nómina en Venezuela.
La descripción lista para copiar
La estructura sirve en los dos países; cambian los conceptos de pago y los organismos. Donde dice «[MX: …; VE: …]», deja el que te toca. Las metas las fijas tú.
Descripción de puesto: Analista de nómina
Área: [Recursos Humanos o Administración]. Reporta a: [gerente de RH o administrativo]. Supervisa a: nadie. Lugar: [oficina]. Jornada: [días y horario, con los días de cierre de nómina]. Versión: [fecha].
Objetivo del puesto
Que cada persona reciba su pago correcto en la fecha acordada, y que la empresa pueda demostrarlo con sus recibos y registros.
Funciones
- Reúne y valida las incidencias del periodo, como faltas, retardos, horas extra, incapacidades o permisos, vacaciones, altas y bajas, cada una con su soporte, antes de la fecha de corte. Se mide con: incidencias que llegan después del corte.
- Calcula la nómina del periodo: percepciones, deducciones y neto de cada persona, con su salario diario o el que corresponda. Se mide con: recibos corregidos después del pago, sobre el total emitido.
- Calcula los pagos especiales conforme a la ley: [MX: horas extra, prima dominical, vacaciones y su prima, aguinaldo, PTU y finiquitos; VE: horas extraordinarias, vacaciones y bono vacacional, utilidades y prestaciones sociales]. Se mide con: errores que encuentra la revisión.
- Actualiza las altas, bajas y cambios de salario en los registros de la empresa y ante [MX: el IMSS; VE: el IVSS], con su soporte. Se mide con: movimientos presentados fuera del plazo que fije la empresa.
- Emite los recibos de pago con el detalle de cada concepto y los entrega a cada persona. Se mide con: recibos entregados en la fecha.
- Prepara el archivo de pago para el banco y lo concilia con lo que se pagó. Se mide con: pagos devueltos o duplicados.
- Prepara el cálculo de las contribuciones a su cargo: [MX: cuotas de seguridad social, retenciones de impuestos y aportaciones; VE: IVSS, régimen prestacional de empleo, vivienda e INCES] para que quien las paga las tenga a tiempo. Se mide con: diferencias entre lo calculado y lo pagado.
- Archiva las nóminas, los recibos y los comprobantes de pago, y los entrega completos cuando se piden en una revisión o un juicio. Se mide con: documentos que no se encuentran.
- Responde las dudas de las personas sobre su recibo en [2 días hábiles] y corrige lo que proceda. Se mide con: dudas respondidas en el plazo y errores reconocidos.
- Realiza tareas conexas, como preparar el reporte de costo de nómina y apoyar en las bajas con su cálculo.
Responsabilidades
- Responde por la exactitud del pago de cada persona y por la confidencialidad de los sueldos.
- Responde por el archivo de la nómina y de sus soportes.
- Decide cómo aplica la regla de cálculo ya aprobada. Consulta con su jefe antes de: pagar fuera de la política, corregir un periodo ya cerrado o aplicar una deducción sin el consentimiento escrito de la persona.
Requisitos
- Conocimientos: las reglas de pago de [MX: la Ley Federal del Trabajo; VE: la LOTTT y la ley del cestaticket], cálculo de salario, horas extra, vacaciones, pagos de fin de año y liquidación, y hoja de cálculo.
- Herramientas: [sistema de nómina u hoja de cálculo; banca en línea de la empresa; portales de los organismos].
- Experiencia: [un año en nómina, o formación en RH o contabilidad con capacitación de la empresa].
- Estudios: [los que tu puesto exija].
Competencias
- Exactitud: revisa su cálculo contra el periodo anterior antes de pagar.
- Confidencialidad: no comenta sueldos ajenos.
- Cumplimiento de fechas: avisa con anticipación si el corte está en riesgo.
- Comunicación: explica un recibo de forma que la persona lo entienda.
Indicadores
- Recibos corregidos después del pago: [meta], revisados cada periodo.
- Pagos entregados en la fecha acordada: cien por ciento, revisado cada periodo.
- Incidencias que llegan después del corte: [meta], revisadas cada mes con RH.
- Documentos solicitados que no se encuentran: cero, revisados cada trimestre.
Cómo adaptarla a tu empresa
- Una sola persona hace todo. Si el analista también es el único que sabe el sistema, agrega una función de respaldo documentado: que otra persona pueda correr la nómina en una emergencia.
- Con sistema de nómina. Agrega como requisito el manejo del sistema y como función la validación del cálculo con una muestra a mano. El sistema calcula lo que le configuraron.
- En Venezuela, con pagos en dólares y bolívares. Agrega que expresa cada concepto en las dos monedas y la tasa del día que usa. La guía de pagar nómina en dólares explica la regla.
Hay guías para cada pago que aparece en la función 3: en México, aguinaldo, finiquito y valores vigentes; en Venezuela, utilidades, prestaciones sociales, cestaticket y aportes patronales.
Qué debe decir el contrato y qué debe conservar
En México, el escrito de condiciones de trabajo debe llevar el servicio determinado con la mayor precisión posible (LFT, art. 25, fr. III): que el analista calcula, emite y concilia la nómina de [empresa], y no solo «nómina». En Venezuela, el contrato escrito lleva la denominación del cargo con una descripción de los servicios a prestar, con la mayor precisión posible (LOTTT, art. 59, numeral 3).
La función 8 tiene respaldo en la ley. En México, el patrón debe conservar y exhibir en juicio los contratos individuales, las listas de raya o nómina o los recibos de pago, los controles de asistencia y los comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones y aguinaldos (LFT, art. 804). Los de nómina, asistencia y comprobantes de pago, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. En Venezuela, el patrono entrega un recibo de pago cada vez que paga, con el monto del salario y el detalle de cada concepto y de las deducciones, y si no lo hace se presume el salario que alegue el trabajador (LOTTT, art. 106). Por eso el recibo y el archivo son parte del puesto y no un trámite.
Las tareas conexas se reconocen en la LFT, con la compensación que pueden dar (art. 56 Bis). Y la capacitación del analista cuando cambian las reglas es obligación del patrón (art. 153-A). La guía de descripción de puesto explica cómo actualizarla.
Cómo evaluar a quien aplique
En nómina, un error cuesta dinero, y a veces una demanda. Probar el cálculo antes de entrevistar es más barato que corregirlo después.
- México. Conocimientos de nómina en México: salario integrado, horas extra, vacaciones, aguinaldo, finiquito, liquidación y PTU, 12 reactivos en 14 minutos. Y la muestra de trabajo nómina en México: 4 casos de unos 25 minutos que se calculan con la LFT.
- Venezuela. Conocimientos de nómina en Venezuela y muestra de trabajo de nómina en Venezuela, con las mismas duraciones.
- Exactitud e integridad. Atención al detalle y honestidad y humildad. Quien ve sueldos ajenos necesita las dos cosas.
Las dos baterías, Administración · Auxiliar de nómina en México y en Venezuela, juntan estas cuatro pruebas. Si el puesto también lleva hojas de cálculo avanzadas, suma Auxiliar con hojas de cálculo.
Ninguna mide el manejo de tu sistema de nómina, ni timbrar recibos, ni el cálculo de cuotas de seguridad social con tablas: eso se comprueba en tu sistema. Dicen si, con los datos en la mano, aplica las reglas de la ley sin los errores más caros. Para la entrevista no hay todavía una guía pública de este puesto; la guía de pruebas psicométricas explica cómo combinar pruebas y entrevista estructurada.
Errores al describir este puesto
- Llamarlo «auxiliar» y darle la responsabilidad completa. Si la persona calcula y paga, es un analista con responsabilidades de analista. Escríbelo y ajusta los controles.
- No separar quien calcula de quien autoriza el pago. Una sola persona que crea la nómina, la modifica y la paga es un riesgo de error y de fraude. Escribe quién revisa y quién autoriza.
- Olvidar los plazos de entrega. En nómina el cierre es el trabajo. Escribe la fecha de corte de incidencias y la de pago.
- Dejar fuera el archivo. Cuando se pide un recibo en una revisión o un juicio, la empresa tiene que presentarlo (LFT, art. 804; LOTTT, art. 106).
- Copiar la descripción de un país en el otro. Los conceptos, los organismos y los pagos de fin de año son distintos. Si tienes personal en los dos países, escribe una descripción por país.
Preguntas frecuentes
¿Qué funciones tiene un analista de nómina?
Reunir y validar las incidencias, calcular la nómina y los pagos especiales conforme a la ley, actualizar altas y bajas, emitir los recibos, preparar el pago y su conciliación, calcular las contribuciones a cargo, archivar los soportes y atender las dudas de las personas.
¿Qué requisitos debe tener un analista de nómina?
Conocer las reglas de pago de la ley laboral de su país, calcular salario, horas extra, vacaciones, pagos de fin de año y liquidación, manejar una hoja de cálculo o el sistema de nómina, y tener cuidado con la confidencialidad. Si no encuentras experiencia, capacita: la LFT lo prevé (art. 153-A).
¿Cómo se mide a un analista de nómina?
Con los recibos corregidos después del pago, los pagos entregados en la fecha acordada, las incidencias que llegan tarde y los documentos que no se encuentran. Elige tres y mídelos por periodo.
¿Qué pruebas conviene aplicar a un analista de nómina?
Conocimientos de nómina y la muestra de trabajo de nómina del país donde trabajará, más atención al detalle e integridad. Hay una batería para México y otra para Venezuela.
¿Cuánto tiempo debo conservar los recibos de nómina?
En México, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral, en el caso de las listas de raya o nómina, los recibos de pago, los controles de asistencia y los comprobantes de pago de utilidades, vacaciones y aguinaldos (LFT, art. 804). En Venezuela, el artículo del recibo (LOTTT, art. 106) no dice cuánto conservarlo; el ejemplar del contrato se guarda hasta que prescriban las acciones derivadas de la relación (art. 59). Para los recibos, consulta a tu abogado laboral.
Fuentes oficiales
- Ley Federal del Trabajo, texto vigente, última reforma DOF 14-05-2026 (Cámara de Diputados). Arts. 25 fr. III, 56 Bis, 153-A y 804
- LOTTT, Gaceta Oficial Extraordinaria N.º 6.076 del 7-may-2012 (Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo). Arts. 59, numeral 3 (y último párrafo), y 106
Revisada el 29 de octubre de 2026 contra el texto oficial. Es información general: para un caso con juicio, salario variable o prestaciones superiores a la ley, consulta a tu abogado laboral o a tu contador. Si ves un dato desactualizado, escríbenos y lo corregimos.
Para evaluar a quien hace este trabajo
Pruebas cortas que la persona responde desde el celular, con un enlace. Mira qué preguntan antes de mandarlas.
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