Descripción de puesto de auxiliar administrativo: funciones, requisitos e indicadores para copiar
El auxiliar administrativo captura, archiva, concilia y reporta la información de la oficina para que dirección y contabilidad tengan datos completos y a tiempo. Esta descripción trae 9 funciones, cada una con la medida que sale de tus propios registros, lista para copiar y adaptar. Para evaluar a quien aplique, la batería Administración · Auxiliar con hojas de cálculo junta 4 pruebas: hojas de cálculo, cuentas, atención al detalle e integridad.
La descripción lista para copiar
«Auxiliar administrativo» cubre trabajos muy distintos. Cambia lo que está entre corchetes y deja solo las funciones que de verdad hace la persona en tu oficina.
Descripción de puesto: Auxiliar administrativo
Área: Administración. Reporta a: [jefe administrativo o gerente]. Supervisa a: nadie. Lugar: [oficina]. Jornada: [días y horario]. Versión: [fecha].
Objetivo del puesto
Que los documentos, las capturas y los reportes de la oficina estén completos, correctos y a tiempo, para que nadie tenga que perseguir datos.
Funciones
- Captura en [el sistema o la hoja de cálculo] los documentos del día: facturas, remisiones, recibos y solicitudes, con el folio y la fecha. Se mide con: errores de captura encontrados en la revisión semanal.
- Archiva cada documento con su folio y su ubicación, físicos y digitales, y localiza cualquiera cuando se pide. Se mide con: documentos que no se encuentran en [10 minutos].
- Compara registros que deben coincidir, como órdenes de compra contra facturas recibidas, y avisa de cada diferencia. Se mide con: diferencias sin resolver después de [7 días].
- Elabora los reportes de [ventas, gastos, pendientes] con fórmulas en la hoja de cálculo, no a mano. Se mide con: reportes entregados en fecha y sin correcciones.
- Prepara la lista de pagos por vencer y de cobros pendientes y la entrega a quien autoriza; no autoriza ni hace pagos. Se mide con: vencimientos que nadie había visto.
- Lleva la caja chica con comprobantes y la cuadra [cada semana]. Se mide con: diferencia al cuadrar.
- Atiende el correo y las llamadas administrativas y responde en [24 horas hábiles]. Se mide con: solicitudes respondidas dentro del plazo.
- Controla el material de oficina y avisa cuando llega al mínimo. Se mide con: faltantes sin aviso.
- Realiza tareas conexas a las anteriores, como apoyar en inventarios de activos y preparar documentos para auditorías.
Responsabilidades
- Responde por la exactitud de lo que captura y por la integridad de los archivos a su cargo.
- Responde por la confidencialidad de la información de la empresa, de sus clientes y de su personal.
- Decide el orden de sus tareas dentro de las fechas de entrega. Consulta con su jefe antes de: corregir un documento ya cerrado, modificar un reporte ya entregado o prestar un archivo a un tercero.
Requisitos
- Conocimientos: hoja de cálculo (sumas, condicionales, búsquedas, filtros y tablas dinámicas básicas), aritmética para porcentajes y conciliaciones, y redacción clara de correos.
- Herramientas: [paquetería de oficina, sistema administrativo, correo].
- Experiencia: [seis meses en un puesto de captura o apoyo administrativo, o disposición a aprender].
- Estudios: [los que tu puesto exija].
Competencias
- Exactitud: compara folios, montos y fechas antes de enviar.
- Orden: deja cada cosa donde se puede encontrar.
- Integridad y confidencialidad: no comparte ni altera información sin autorización.
- Seguimiento: no deja un pendiente sin dueño ni fecha.
Indicadores
- Errores de captura por semana: [meta], revisados con el jefe administrativo.
- Reportes entregados en fecha y sin correcciones: [meta], revisados cada mes.
- Diferencias sin resolver después de [7 días]: cero, revisadas cada semana.
- Diferencia al cuadrar caja chica: cero, revisada cada semana.
Cómo adaptarla a tu oficina
- Si ayuda a contabilidad. Agrega la función de integrar pólizas o conciliar el banco, y evalúa con las pruebas de auxiliar contable en lugar de las genéricas.
- Si hace recepción. Agrega agenda, llamadas y visitas, y mide el trato; el puesto se parece a recepción y asistente.
- Si apoya a Recursos Humanos. Agrega la integración de expedientes de personal y el control de asistencia, con su medida: expedientes completos.
- Si compra material. Agrega cotizar con tres proveedores y registrar la orden de compra, y mide el precio contra la lista anterior.
- Si el sistema es una hoja de cálculo compartida. Pon como función revisar que nadie sobrescriba datos y como requisito dominar fórmulas y filtros.
El error más común es llamarlo «auxiliar» y dejarlo sin dueño de nada. Asígnale al menos un reporte o un archivo que sea suyo de principio a fin: ahí se ve si es exacto y puntual.
Qué debe decir el contrato
En México, el escrito de condiciones de trabajo debe llevar el servicio determinado con la mayor precisión posible (LFT, art. 25, fr. III). «Auxiliar administrativo» solo es un nombre; añade que captura, archiva, concilia y reporta información de [tu área]. En Venezuela, el contrato escrito lleva la denominación del cargo con una descripción de los servicios a prestar, con la mayor precisión posible (LOTTT, art. 59, numeral 3).
La función de tareas conexas tiene respaldo en la LFT, que reconoce las labores o tareas conexas o complementarias a la labor principal y la compensación que pueden dar (art. 56 Bis). Pon ejemplos. «Todo lo que le pida el jefe» no es una función. La guía de descripción de puesto trae la plantilla general y los errores comunes.
Cómo evaluar a quien aplique
En un auxiliar administrativo el error silencioso es el que cuesta: un monto mal capturado que nadie ve hasta el cierre. Por eso conviene probar exactitud y hoja de cálculo antes de entrevistar.
- Hoja de cálculo. Conocimientos de Excel y hojas de cálculo: fórmulas comunes, referencias, errores, filtros y tablas dinámicas en 8 minutos. No mide macros ni modelos, y escribir una hoja desde cero se comprueba con un archivo real.
- Exactitud con números. Atención al detalle (comparar folios y montos contra reloj, unos 3 minutos) y razonamiento numérico.
- Trato con lo ajeno. Honestidad y humildad, como un dato más para la entrevista, no como filtro único.
- Si concilia o ayuda a contabilidad. La muestra de trabajo conciliación bancaria y orden de compra y factura.
Baterías ya armadas: Administración · Auxiliar con hojas de cálculo (la más completa para este puesto), Administrativo / Back-office para captura y control documental, Oficina · Recepción y asistente si atiende agenda y visitas, y Administración · Auxiliar contable si ayuda a contabilidad.
Para la entrevista, aún no hay una guía de auxiliar administrativo; las más cercanas son la de auxiliar contable y la de recepcionista, según qué parte del puesto pese más. La guía de pruebas psicométricas explica cómo combinarlas sin discriminar.
Errores al describir este puesto
- Una lista de «apoyos». «Apoya en lo que se necesite» no se puede medir ni capacitar. Cada apoyo recurrente merece su verbo y su frecuencia.
- Sin reporte propio. Un puesto que no entrega nada que se pueda revisar acaba siendo el relleno de todos los demás.
- Pedir «dominio de Office». Es tan vago que todos lo ponen en el currículum. Escribe qué hace con la hoja de cálculo: sumas condicionales, búsquedas, tablas dinámicas.
- Olvidar la confidencialidad. El auxiliar ve sueldos, precios y datos de clientes. Escríbelo como responsabilidad.
- Anunciarlo para «mujer joven». Es un criterio discriminatorio que la LFT prohíbe usar para negar un empleo (art. 133, fr. I) y es irrelevante para el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Qué funciones tiene un auxiliar administrativo?
Capturar documentos, archivar y controlar folios, comparar registros que deben coincidir, elaborar reportes, preparar listas de pagos y cobros, llevar la caja chica, atender correo y llamadas administrativas, y controlar el material de oficina.
¿Qué requisitos debe tener un auxiliar administrativo?
Hoja de cálculo básica, aritmética para porcentajes y conciliaciones, redacción clara y el sistema que uses. Pide experiencia solo si no puedes capacitar; la LFT te obliga a capacitar a todos tus trabajadores (art. 153-A).
¿Cómo se mide el desempeño de un auxiliar administrativo?
Con los errores de captura, los reportes entregados en fecha y sin correcciones, las diferencias sin resolver y la diferencia al cuadrar la caja chica. Elige dos o tres, no todos.
¿Qué pruebas conviene aplicar a un auxiliar administrativo?
Conocimientos de hojas de cálculo, atención al detalle, razonamiento numérico e integridad. La batería Administración · Auxiliar con hojas de cálculo las junta.
Fuentes oficiales
- Ley Federal del Trabajo, texto vigente, última reforma DOF 14-05-2026 (Cámara de Diputados). Arts. 25 fr. III, 56 Bis, 133 fr. I y 153-A
- LOTTT, Gaceta Oficial Extraordinaria N.º 6.076 del 7-may-2012 (Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo). Art. 59, numeral 3
Revisada el 29 de octubre de 2026 contra el texto oficial. Es información general: para un caso con juicio, salario variable o prestaciones superiores a la ley, consulta a tu abogado laboral o a tu contador. Si ves un dato desactualizado, escríbenos y lo corregimos.
Para evaluar a quien hace este trabajo
Pruebas cortas que la persona responde desde el celular, con un enlace. Mira qué preguntan antes de mandarlas.
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