Preguntas para entrevista de auxiliar o asistente contable

1 Lo que hizo · Conciliación y registro con soporte

Cuéntame de una conciliación bancaria que no cuadraba. ¿Cómo encontraste la diferencia?

Si queda corta: ¿De cuánto era la diferencia y qué la causó? ¿Cómo dejaste documentado el ajuste?

5 · Lo que buscas

Comparó movimiento por movimiento, separó partidas en tránsito, cargos del banco no registrados y depósitos duplicados, documentó cada ajuste con su soporte y dio seguimiento a lo pendiente. Ejemplo: «Era un depósito registrado dos veces y dos comisiones sin registrar; corregí con el estado de cuenta como soporte y el cheque en tránsito lo verifiqué al mes siguiente».

3 · A medias

Encontró parte de la diferencia; el resto quedó como pendiente sin seguimiento. Ejemplo: «Encontré unas comisiones y lo demás quedó en partidas en tránsito».

1 · Señal de alerta

Registró un ajuste para que cuadrara sin investigar, o no ha hecho conciliaciones y no describe cómo se hacen. Ejemplo: «Se mete una partida de ajuste y se cierra».

2 Lo que haría · Conciliación y registro con soporte

Te piden registrar para pago una factura de proveedor, pero la orden de compra y la entrada al almacén dicen otra cantidad. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Qué comparas exactamente? ¿A quién avisas y qué pides?

5 · Lo que buscas

No la programa para pago; compara factura, orden y entrada (cantidad, precio, impuestos), identifica la diferencia, avisa a compras y al proveedor, pide la corrección o la nota de crédito y deja registro. Ejemplo: «La factura trae 100 piezas y almacén recibió 90; aviso a compras, pido al proveedor una nota de crédito por las 10 y anoto el motivo en el expediente».

3 · A medias

La detiene, pero no dice a quién avisa ni qué revisar. Ejemplo: «La dejo pendiente hasta que alguien me diga».

1 · Señal de alerta

La registra como viene para no atrasar el pago. Ejemplo: «La factura es la que vale, la registro».

3 Lo que haría · Cierre a tiempo y responsabilidad por los errores

Es día de cierre de mes. Dos áreas no te han mandado sus comprobantes y tu jefe necesita el reporte mañana temprano. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Qué les pides exactamente a esas áreas? ¿Qué le dices a tu jefe y cuándo?

5 · Lo que buscas

Avisa hoy a las áreas qué falta exactamente, con hora límite; avisa a su jefe del riesgo; adelanta todo lo demás; si no llega, entrega con una nota de lo pendiente y su monto estimado. Ejemplo: «A las 10 les escribo qué comprobantes faltan y que necesito todo a las 5; le aviso a mi jefe, y si no llegan entrego con la lista de pendientes y el monto aproximado».

3 · A medias

Insiste a las áreas, pero no avisa a su jefe del riesgo ni adelanta lo demás. Ejemplo: «Les mando correos hasta que contesten».

1 · Señal de alerta

Espera a que lleguen, o entrega incompleto sin avisar. Ejemplo: «Entrego lo que tenga, no es mi culpa si no mandan».

4 Lo que haría · Confidencialidad de la información

Un compañero de otra área te pide ver la nómina «solo para saber cuánto gana alguien». ¿Qué le contestas?

Si queda corta: ¿Y si es alguien con un cargo más alto que el tuyo?

5 · Lo que buscas

Se niega con respeto, explica que esa información es confidencial y solo se comparte con quien está autorizado, y si insiste o tiene un cargo más alto, lo canaliza con su jefe. Ejemplo: «Le digo que no puedo compartirla porque es confidencial; si la necesita para su trabajo, que la pida por escrito a mi jefe».

3 · A medias

Se niega, pero sin explicar, o le da una idea aproximada. Ejemplo: «Le digo que gana más o menos lo mismo que él».

1 · Señal de alerta

Le muestra la información o se la cuenta. Ejemplo: «Si es de confianza, le digo nada más ese dato».

5 Lo que hizo · Cierre a tiempo y responsabilidad por los errores

Cuéntame de un error contable que cometiste y que se descubrió después. ¿Qué pasó y cómo lo corregiste?

Si queda corta: ¿Quién lo descubrió? ¿Qué revisas ahora para que no se repita?

5 · Lo que buscas

Lo reconoce, explica el efecto, lo corrigió con soporte, avisó a quien correspondía y agregó una revisión para que no se repita. Ejemplo: «Registré un gasto en la cuenta equivocada; lo corregí con un asiento contable, le avisé a mi jefe antes de que saliera el reporte, y ahora reviso las cuentas de gasto contra el catálogo antes de cerrar».

3 · A medias

Reconoce el error y lo corrigió, pero no cambió nada en su forma de trabajar. Ejemplo: «Hice el asiento de corrección y ya».

1 · Señal de alerta

No reconoce ningún error, o lo atribuye a otros. Ejemplo: «Yo no me equivoco, los errores vienen de los datos que me pasan».

6 Lo que hizo · Explicar lo contable a quien no es del área

Cuéntame de una vez en que tuviste que explicarle a alguien que no es de contabilidad por qué algo no se podía pagar o registrar como lo pedía.

Si queda corta: ¿Cómo se lo explicaste? ¿Qué alternativa le diste?

5 · Lo que buscas

Explicó con palabras sencillas por qué no, y qué necesitaba para que sí se pudiera, con un ejemplo. Ejemplo: «Le expliqué que sin un comprobante válido la empresa no puede deducir el gasto y lo paga dos veces, y le dije cómo pedirle al proveedor la factura con los datos correctos».

3 · A medias

Explicó la razón, pero sin decir qué sí se podía hacer. Ejemplo: «Le dije que sin factura no se puede».

1 · Señal de alerta

Se negó sin explicar, o usó términos técnicos que la otra persona no entendió. Ejemplo: «Le dije que no procedía fiscalmente y ya».

7 Lo que hizo · Apoyo al equipo en el cierre

Cuéntame de una vez en que apoyaste a un compañero del área con su carga de trabajo durante un cierre. ¿Cómo se organizaron?

Si queda corta: ¿Cómo cuidaste tus propias tareas? ¿Quién propuso la ayuda?

5 · Lo que buscas

Vio la carga, ofreció una ayuda concreta sin descuidar lo suyo y acordaron tareas y tiempos. Ejemplo: «Terminé mis conciliaciones temprano y le propuse capturar sus facturas de gasto mientras él cuadraba bancos; a las 4 revisamos juntos».

3 · A medias

Ayudó cuando se lo pidieron, sin acordar bien qué hacía cada uno. Ejemplo: «Me pasó unas facturas y las capturé».

1 · Señal de alerta

No ayuda, o lo ve como algo que no le toca. Ejemplo: «Cada quien tiene sus cuentas».

8 Lo que haría · Atención a proveedores y áreas internas

Un proveedor llama molesto porque su pago lleva dos semanas de retraso y dice que va a suspender las entregas. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Qué revisas antes de darle una respuesta? ¿A quién más le avisas?

5 · Lo que buscas

Revisa en qué estado está (factura recibida, autorizada, programada), le da información real, consulta una fecha con quien autoriza, se la confirma por escrito y avisa a compras del riesgo. Ejemplo: «Veo que la factura falta autorizarla, hablo con quien autoriza, le confirmo al proveedor por correo que sale el jueves y le aviso a compras que amenazó con suspender».

3 · A medias

Toma el recado y lo pasa, sin revisar en qué estado está el pago. Ejemplo: «Le digo que le aviso a mi jefe».

1 · Señal de alerta

Le dice que no sabe y cuelga, o le promete una fecha sin consultarla. Ejemplo: «Le digo que esta semana sale, para calmarlo».