Incapacidades del IMSS: quién paga cada día y qué hace RH

Quién paga cada tipo de incapacidad

La incapacidad la expide el médico del IMSS y es lo que justifica la ausencia. Mientras dura, la Ley Federal del Trabajo suspende dos obligaciones a la vez: la de la persona de trabajar y la de la empresa de pagarle salario (art. 42 fr. II). El dinero que recibe la persona en esos días se llama subsidio y lo paga el Instituto, no la nómina.

Los tres primeros días de una enfermedad general no los paga nadie por ley: el IMSS empieza al cuarto y la empresa no está obligada a cubrirlos. Algunas empresas sí los pagan por contrato colectivo o por política propia; si es tu caso, ponlo por escrito para que todos reciban lo mismo.

Enfermedad general: 60 % desde el cuarto día

Es la incapacidad más común: una gripe fuerte, una cirugía programada, una lesión fuera del trabajo. El subsidio se paga «a partir del cuarto día del inicio de la incapacidad, mientras dure ésta y hasta por el término de cincuenta y dos semanas» (LSS art. 96), y si sigue incapacitada al terminar, el IMSS puede prorrogarlo hasta 26 semanas más con su dictamen.

Subsidio = salario diario de cotización × 60 % × días desde el cuarto

Ejemplo

1. Salario de cotización. $400 diarios.
2. Incapacidad de 7 días. Los días 1, 2 y 3 no generan subsidio. Del 4 al 7 son 4 días.
3. Subsidio. 4 × $400 × 60 % = $960.00, que paga el IMSS.

Con 14 días de incapacidad serían 11 días con subsidio: 11 × $240 = $2,640.00.

Hay un requisito: la persona debe tener al menos 4 cotizaciones semanales justo antes de enfermarse; si es eventual, 6 en los últimos 4 meses (LSS art. 97). Por eso dar de alta en el IMSS desde el primer día también protege a la empresa: sin cotizaciones, el IMSS no paga y la persona reclama a quien no la inscribió.

Riesgo de trabajo: 100 % desde el primer día

Si el accidente o la enfermedad vienen del trabajo (incluido el trayecto de la casa al trabajo y de regreso), la incapacidad es por riesgo de trabajo. Ahí la persona recibe el 100 % del salario con que cotizaba mientras no pueda trabajar (LSS art. 58 fr. I). La LFT dice lo mismo y precisa que el pago corre «desde el primer día de la incapacidad» (art. 491).

Con $400 diarios, 7 días de incapacidad por riesgo de trabajo son $2,800.00. Los paga el IMSS porque la empresa tiene asegurada a la persona: el patrón que la inscribió queda relevado de la responsabilidad que la LFT le pone por riesgos de trabajo (LSS art. 53).

Lo que sí toca a la empresa es dar aviso al IMSS del accidente o la enfermedad de trabajo (LSS art. 51), con el formato ST-7, donde el patrón llena los datos que le corresponden. Ocultar un accidente, o reportarlo como de trayecto sin serlo, tiene sanción (LSS art. 52). Los días subsidiados por riesgos de trabajo entran en la fórmula de la prima del seguro de riesgos de trabajo de la empresa; los accidentes de trayecto no (LSS art. 72). Por eso vale la pena registrar bien qué pasó, dónde y por qué, y qué se cambió después.

Maternidad: 84 días al 100 %

La trabajadora tiene 6 semanas de descanso antes del parto y 6 después (LFT art. 170 fr. II), con salario íntegro (fr. V). Ese salario lo cubre el IMSS: un subsidio del 100 % del último salario diario de cotización durante 42 días antes del parto y 42 después (LSS art. 101). Con $400 diarios son 84 × $400 = $33,600.00.

• Puede pasar semanas. A solicitud de la trabajadora y con autorización escrita del médico, hasta 4 de las 6 semanas previas pueden pasarse a después del parto (LSS art. 102 Bis y LFT art. 170 fr. II).
• Puede pedir un solo certificado. Desde la reforma del DOF del 24 de marzo de 2023, la asegurada puede pedir un certificado único de incapacidad por 84 días, entregado de una vez al inicio (LSS art. 101).
• Si no tiene 30 cotizaciones en los últimos 12 meses, el IMSS no paga el subsidio y el salario íntegro queda a cargo del patrón (LSS arts. 102 fr. I y 103).

La licencia por adopción, la de paternidad y la lactancia no son incapacidades del IMSS: las paga la empresa. Están en la guía de permisos laborales de la LFT.

Qué hace RH cuando llega una incapacidad

1. Pide el certificado o su folio el mismo día. El IMSS lo expide en papel o en forma electrónica. El patrón puede consultar las incapacidades de su personal en el Escritorio Virtual del IMSS con su e.firma.
2. Regístrala como incapacidad, no como falta. Es una suspensión justificada (LFT art. 42 fr. II). Contarla como falta injustificada y descontarla, o sumarla a un acta por faltas, es un error que termina en reclamo.
3. Anota el ramo. Enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad cambian quién paga y desde qué día.
4. Quita esos días del pago de la nómina. La empresa no paga salario los días incapacitados: el subsidio llega por otro lado. Si tu política paga los tres primeros días de enfermedad general, que el concepto sea aparte.
5. Revisa las cuotas. En los días amparados por una incapacidad del IMSS no es obligatorio pagar las cuotas obrero patronales, salvo las del ramo de retiro (LSS art. 31 fr. IV). La aportación del 5 % al INFONAVIT sí se sigue pagando esos días, sobre el salario con el que la persona está inscrita (Ley del INFONAVIT art. 29, penúltimo párrafo, reformado DOF 21-02-2025).
6. Si es riesgo de trabajo, da el aviso con el ST-7 y guarda lo que pasó: fecha, hora, lugar, testigos y qué se corrigió.

Errores que cuestan dinero

• Pagar el salario completo y además que la persona cobre el subsidio. Pasa cuando RH no avisa a nómina. Ese pago doble rara vez se recupera.
• Despedir durante una incapacidad. La relación está suspendida, no terminada. Una baja en esos días suele leerse como despido injustificado.
• No dar aviso de un accidente de trabajo, o reportarlo como enfermedad general. La persona pierde el 40 % y los tres primeros días; cuando lo reclama, la empresa responde por la diferencia y por no haber dado aviso (LSS arts. 51 y 52).
• No tener a la persona dada de alta o con un salario de cotización menor al real. El subsidio sale de ese salario. Si el IMSS paga de menos por un salario mal declarado, la diferencia se la reclaman al patrón.

Si llevas las ausencias de tu equipo

En Quincenea registras cada incapacidad con su ramo (enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad), las licencias de la LFT con su tope legal y los avisos al IMSS de un accidente en Seguridad y salud. Las personas pueden pedir sus ausencias desde su teléfono, y las incidencias del periodo salen listas para tu sistema de nómina, que es el que paga.

Preguntas frecuentes