Constancia laboral: formato para México
La constancia laboral es el escrito de la empresa que hace constar que una persona trabaja o trabajó ahí. La LFT obliga a darla por escrito dentro de tres días a quien la pida o se separe (art. 132, fr. VIII). El sueldo solo va si la persona lo pide o lo autoriza: es un dato que no conviene entregar a terceros sin su permiso.
Gratis y sin registro. Se abre en Word y en Google Docs.
Este formato se preparó con apoyo de inteligencia artificial y no es asesoría de un abogado. Revísalo con tu abogado laboral antes de usarlo.
¿Tu empresa está en Venezuela? Usa el formato de Venezuela: la ley y los requisitos cambian.
Para qué sirve y quién la firma
La constancia laboral, también llamada constancia de trabajo o «carta a quien corresponda», sirve para que una persona acredite ante un tercero que tiene o tuvo un empleo en tu empresa. La piden bancos, arrendadores, consulados, el INFONAVIT y otras instituciones. Qué dato exige cada una lo define la propia institución, así que conviene preguntar a la persona qué le pidieron.
La firma quien tenga facultades en la empresa: el representante legal, la persona titular de RH o quien la dirección designe. Lo importante es que firme alguien que pueda responder por lo que dice y que los datos coincidan con el alta ante el IMSS y con la nómina. Una constancia con una fecha de ingreso distinta a la de tus registros genera problemas a la persona y a la empresa.
Úsala en papel membretado de la empresa, con fecha y, si la empresa lo usa, con sello.
Qué datos lleva
La ley no fija el contenido de la constancia de servicios. Estos son los datos que suelen bastar y que el formato incluye:
- Empresa: razón social, RFC y domicilio.
- Persona: nombre completo, puesto, área y fecha de ingreso.
- Situación: si sigue trabajando, basta con decir que ha prestado sus servicios desde su fecha de ingreso. Si ya se fue, agrega la fecha en que terminó la relación.
- Sueldo: opcional, solo con autorización (ver más abajo).
- Para quién: opcional. Si la constancia va dirigida a un banco o a un consulado en particular, ponlo.
- Quién firma: nombre, cargo y firma de la empresa.
Hay datos que no hacen falta y conviene no poner: la CURP, el NSS, el domicilio de la persona, opiniones sobre su desempeño y el motivo de su salida. Si la institución que la pide los exige, agrégalos a petición de la persona y no antes.
Versión con sueldo y versión sin sueldo
El formato trae un párrafo opcional con el sueldo mensual. Cuándo usar cada versión:
| Versión | Cuándo |
|---|---|
| Sin sueldo | Es la versión por defecto. Acredita puesto, antigüedad y situación. Alcanza para muchos trámites. |
| Con sueldo | Cuando la persona la pide así o te autoriza por escrito a incluirlo, por ejemplo para un crédito o una renta. Guarda el correo o el escrito de autorización. |
Si la empresa pone el sueldo por su cuenta y la constancia llega a un tercero, comparte un dato que la persona no pidió compartir. Si lo que la persona necesita es acreditar días trabajados y salario percibido, la LFT prevé una constancia específica de eso, que se expide cada quince días a solicitud (art. 132, fr. VII).
Lo que dice la LFT: cuándo estás obligado
El artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo pone dos obligaciones al patrón que se relacionan con este formato:
| Fracción | Qué dice |
|---|---|
| VII | Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido. |
| VIII | Expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios. |
En la práctica, la constancia laboral de este formato cumple la fracción VIII. El plazo es corto: tres días desde que la persona la pide o se separa. Incumplir estas fracciones se multa de 50 a 1,500 veces la UMA (art. 994, fracción III). Con la UMA diaria de 2026 de $117.31, son de $5,865.50 a $175,965.00. Consulta el valor vigente en la guía de valores de 2026.
La ley no te obliga a dar sueldo en la constancia de servicios, ni a dar referencias sobre el desempeño. Si la persona renunció, también tienes que pagarle su finiquito: la calculadora de finiquito te da la cuenta.
Datos personales: el sueldo y los terceros
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares es nueva: se publicó el 20 de marzo de 2025. Pide el consentimiento de la persona para tratar sus datos y, para los datos financieros o patrimoniales, el consentimiento expreso (art. 7), salvo las excepciones de los artículos 9 y 36. Entre ellas, que los datos se requieran para cumplir las obligaciones de la relación jurídica entre la empresa y la persona (art. 9, fracción IV).
La ley no dice por nombre que el sueldo sea un dato financiero o patrimonial. Lo prudente es tratarlo como tal. Entregar la constancia a la propia persona es una cosa; que la reciba directo un banco, un arrendador o un consulado es otra. Por eso la regla práctica es esta:
- Entrega la constancia a la persona y que ella la presente.
- Incluye el sueldo solo con su autorización por escrito (un correo basta).
- Si la institución te llama o te escribe para confirmar datos, no des más de lo que la constancia ya dice sin que la persona lo autorice.
Cómo llenarla
- Ciudad y fecha. La de la fecha en que la firmas.
- Datos de la empresa. Razón social, RFC y domicilio, como aparecen en tus registros.
- Datos de la persona. Nombre completo como en su alta, puesto, área y fecha de ingreso.
- Fecha de salida. Solo si la relación terminó. Si la persona sigue contigo, borra ese párrafo.
- Sueldo. Solo si la persona lo autorizó por escrito. Si no, borra ese párrafo.
- Destinatario. Si la dirige a una institución, ponla. Si no, borra la línea.
- Firma. Nombre y cargo de quien firma. Entrégala firmada y fechada, y guarda una copia en el expediente.
Errores frecuentes
- Dar el sueldo sin que lo pidan. Es un dato que la persona decide compartir.
- Datos distintos a los del IMSS. Una fecha de ingreso diferente a la del alta pone en duda la constancia.
- Opinar sobre la persona. Frases como «renunció por problemas» o «excelente trabajador» no se piden y pueden traerte reclamaciones.
- Tardar más de tres días. El plazo corre desde que la pide o se separa.
- Negarla por un adeudo o un pendiente. La constancia no depende de que la persona haya entregado el equipo ni de que haya firmado su finiquito.
Vista previa y descarga
Este es el texto completo del formato. Lo que está entre corchetes es lo que llenas tú; lo marcado como [Opcional] se deja o se borra según tu caso.
Constancia laboral
[Ciudad], a [Fecha].
A QUIEN CORRESPONDA
[Razón social de la empresa], con RFC [RFC de la empresa] y domicilio en [Domicilio de la empresa], hace constar que [Nombre completo de la persona] ha prestado sus servicios en esta empresa desde el [Fecha de ingreso], en el puesto de [Puesto], en el área de [Área].
[Opcional: solo si la relación terminó; si la persona sigue contigo, borra este párrafo] La relación de trabajo terminó el [Fecha en que terminó la relación (opcional)].
[Opcional: solo si la persona lo pidió o lo autorizó por escrito; si no, borra este párrafo] Su salario mensual es de [Salario mensual] [pesos mexicanos]. Este dato se incluye a petición y con autorización por escrito de la persona interesada.
Esta constancia se expide a solicitud de la persona interesada, con fundamento en el artículo 132, fracción VIII, de la Ley Federal del Trabajo.
[Opcional: la institución ante la que se presenta, si la conoces] Se entrega para presentarla ante [Ante quién se presenta (opcional)].
Atentamente [Nombre de quien firma por la empresa] [Cargo de quien firma] |
Sello de la empresa (si la empresa lo usa) |
Preguntas frecuentes
¿La empresa está obligada a dar una constancia laboral?
Sí. La LFT obliga al patrón a expedir, a quien la solicite o se separe de la empresa, una constancia escrita relativa a sus servicios dentro de tres días (art. 132, fracción VIII). Incumplir se multa de 50 a 1,500 veces la UMA (art. 994, fracción III).
¿La constancia de trabajo debe llevar el sueldo?
No necesariamente. La fracción VIII no fija el contenido. Incluye el sueldo cuando la persona lo pide o lo autoriza por escrito. Para acreditar días trabajados y salario percibido, la fracción VII prevé una constancia aparte, cada quince días y a solicitud.
¿Quién debe firmar la constancia laboral?
Quien tenga facultades en la empresa: el representante legal, la persona titular de RH o quien la dirección autorice. Debe ser alguien que pueda responder por los datos y que los verifique contra el alta del IMSS y la nómina.
¿Puedo dar el sueldo de un trabajador a un banco o arrendador que me lo pide?
Sin autorización de la persona, no es lo prudente. La ley pide consentimiento expreso para datos financieros o patrimoniales (art. 7 de la LFPDPPP), con excepciones en los arts. 9 y 36. Lo más sencillo es entregar la constancia a la persona, con su autorización escrita si incluye el sueldo.
¿Qué pasa si la persona renunció o la despedí?
La obligación sigue: si se separa, tiene derecho a su constancia escrita. Pon solo los datos objetivos, como puesto y fechas. No agregues el motivo de la salida ni opiniones.
Fuentes oficiales
- Ley Federal del Trabajo, texto vigente (Cámara de Diputados, última reforma DOF 14-05-2026). Artículos 132, fracciones VII y VIII, y 994, fracción III
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (DOF 20-03-2025, texto vigente). Artículos 7, 9, 35 y 36
Revisado el 29 de octubre de 2026 contra el texto oficial. Este formato se preparó con apoyo de inteligencia artificial y no es asesoría de un abogado. Revísalo con tu abogado laboral antes de usarlo. Si ves un dato desactualizado, escríbenos y lo corregimos.
Si alguien de tu equipo la pide, llénala en Quincenea
En Documentos legales este mismo formato sale con los datos de la ficha de la persona y de tu empresa, con el sueldo solo si tú lo incluyes. La descargas en PDF y la subes a su expediente.