Descripción de puesto de auxiliar contable: funciones, requisitos e indicadores para copiar
El auxiliar contable registra las operaciones con su soporte, revisa facturas, concilia bancos y prepara la información del cierre para que el contador firme sobre números limpios. Es el puesto que más aparece en las listas de vacantes de México. Esta descripción trae 9 funciones con su medida, con lo que cambia entre México (CFDI) y Venezuela (libros y facturación). Para evaluar a quien aplique, la batería Administración · Auxiliar contable junta conocimientos de contabilidad, hojas de cálculo y dos muestras de trabajo: una conciliación bancaria y una orden de compra contra factura.
La descripción lista para copiar
Cambia lo que está entre corchetes y deja solo la variante de tu país. Si el auxiliar también lleva nómina o cobranza, agrégalo como función propia: es otro trabajo.
Descripción de puesto: Auxiliar contable
Área: Contabilidad. Reporta a: [contador general o despacho externo]. Supervisa a: nadie. Lugar: [oficina, sucursal o remoto]. Jornada: [días y horario]. Versión: [fecha].
Objetivo del puesto
Que cada operación de la empresa quede registrada a tiempo, con su comprobante y bien clasificada, para cerrar el mes sin diferencias.
Funciones
- Registra en el [sistema contable] las compras, ventas, gastos, cobros y pagos con su comprobante, en la cuenta y el periodo correctos. Se mide con: pólizas o asientos corregidos por el contador en la revisión del mes.
- Revisa que cada factura de proveedor cumpla los requisitos [México: CFDI válido, con el RFC, uso y forma de pago correctos; Venezuela: factura con los datos que exige la norma de facturación] y coincida con la orden de compra y la recepción. Se mide con: facturas registradas que después se rechazaron o cancelaron.
- Concilia cada cuenta bancaria contra el estado de cuenta [cada mes o cada semana] y aclara las partidas pendientes. Se mide con: conciliaciones entregadas en su fecha y partidas sin aclarar de más de un mes.
- Mantiene al día los auxiliares de clientes y proveedores y avisa de saldos vencidos o duplicados. Se mide con: diferencias entre auxiliares y contabilidad al cierre.
- Prepara los papeles de trabajo del cierre mensual que le asigna el contador [depreciaciones, provisiones, integración de saldos]. Se mide con: cierre entregado en el día hábil [número] del mes siguiente.
- Prepara la información para las declaraciones y pagos de impuestos que le pide el contador, sin presentarlas por su cuenta. Se mide con: correcciones a la información entregada.
- Archiva los comprobantes y papeles de trabajo, físicos y electrónicos, de forma que cualquier operación se encuentre rápido. Se mide con: tiempo para encontrar el soporte de una operación elegida al azar.
- Atiende las dudas de proveedores, clientes y otras áreas sobre facturas y pagos, con respuesta por escrito cuando hay un compromiso. Se mide con: solicitudes respondidas en el plazo acordado.
- Realiza tareas conexas a las anteriores, como elaborar reportes que le pidan o apoyar en auditorías e inventarios.
Responsabilidades
- Responde por la exactitud de lo que registra y por la confidencialidad de la información financiera.
- Maneja el acceso al sistema contable y a la banca en línea con los permisos que le dan, sin compartir claves.
- Consulta antes de: reclasificar un saldo, cancelar o pedir la cancelación de una factura, registrar una operación sin comprobante o cambiar un catálogo de cuentas.
Requisitos
- Conocimientos: cargo y abono, cuentas de balance y de resultados, conciliación bancaria, impuestos al consumo [IVA en los dos países] y retenciones básicas; [México: CFDI y complemento de pagos; Venezuela: libros de compras y ventas].
- Herramientas: [sistema contable que usan], hoja de cálculo con fórmulas, filtros y tablas dinámicas, banca en línea.
- Experiencia: [un año en contabilidad o despacho, o prácticas profesionales].
- Estudios: [carrera técnica o licenciatura en contaduría, en curso o terminada].
Competencias
- Exactitud: cuadra antes de entregar.
- Orden: cada número tiene su soporte y su lugar.
- Integridad: no registra lo que no tiene comprobante ni maquilla una diferencia.
- Comunicación: avisa al contador de lo raro antes del cierre, no después.
Indicadores
- Correcciones del contador en la revisión mensual: [meta], revisadas cada mes.
- Conciliaciones bancarias entregadas a tiempo: todas, revisadas cada mes.
- Partidas sin aclarar de más de 30 días: [meta], revisadas cada mes.
- Día hábil de entrega del cierre: [meta], revisado cada mes.
Cómo adaptarla a tu empresa y a tu país
- México. La obligación de expedir comprobantes fiscales digitales (CFDI) está en el Código Fiscal de la Federación (art. 29), y la contabilidad con sus comprobantes se conserva cinco años (art. 30). Agrega la revisión del complemento de pagos si hay ventas a crédito.
- Venezuela. El Código de Comercio pide llevar en castellano los libros Diario, Mayor y de Inventarios (art. 32). Agrega la elaboración de los libros de compras y ventas del IVA si el auxiliar los prepara, y deja la declaración en manos del contador.
- Con despacho externo. El auxiliar interno junta y revisa los comprobantes; el despacho registra y declara. Escribe quién hace qué o los dos van a creer que lo hizo el otro.
- Empresa chica. Si el auxiliar también hace facturación de ventas, cobranza o pagos, sepáralo en funciones. Quien registra los pagos no debería ser quien los autoriza.
- Varias razones sociales. Anota cuáles lleva y con qué prioridad al cierre.
La descripción de auxiliar administrativo sirve si el puesto es más de oficina que de contabilidad.
Qué debe decir el contrato
En México, el escrito de condiciones de trabajo debe decir el servicio que debe prestarse, con la mayor precisión posible (LFT, art. 25, fr. III): «auxiliar contable» con sus funciones principales y la empresa o empresas que atiende. En Venezuela, el contrato escrito lleva la denominación del cargo y la descripción de los servicios, con la mayor precisión posible (LOTTT, art. 59, numeral 3).
Apoyar en una auditoría o en un inventario cabe como labor conexa (LFT, art. 56 Bis); llevar la nómina completa es otra función. Si le vas a enseñar el sistema o una regla fiscal nueva, eso es capacitación y corre a cargo del patrón (art. 153-A). La guía de descripción de puesto explica cómo cambiar funciones sin pleito.
Cómo evaluar a quien aplique
En un auxiliar contable, el título dice poco: lo que importa es si concilia, si cuadra una factura con su orden de compra y si se da cuenta del error. Por eso rinden las muestras de trabajo:
- Conocimientos de contabilidad básica: cargos, abonos, cuentas y cierre.
- Muestra de trabajo: conciliación bancaria: encuentra las partidas que no cuadran.
- Muestra de trabajo: orden de compra y factura: detecta diferencias de precio y cantidad.
- Conocimientos de Excel y hojas de cálculo, razonamiento numérico y atención al detalle.
- Honestidad y humildad, por el acceso a bancos y a información financiera.
Todas forman la batería Administración · Auxiliar contable, con su página evaluación para auxiliar contable. Si el puesto es más de tesorería o cobranza, la batería Finanzas · Contabilidad, tesorería y cobranza es más corta, y su página es contabilidad, tesorería y cobranza.
Ninguna prueba sustituye ver a la persona en tu sistema contable. Para la entrevista, la guía de entrevista de auxiliar contable trae las preguntas con la pauta para calificarlas.
Errores al describir este puesto
- Copiar la del contador. El auxiliar prepara; el contador revisa, firma y declara. Si la descripción dice «presenta declaraciones», le das una responsabilidad que no le toca.
- Juntar registro y autorización de pagos. La misma persona que registra no debería autorizar ni ejecutar pagos sin otra firma.
- No poner fecha al cierre. Sin día de entrega, el cierre se corre cada mes y nadie se lo puede reclamar.
- Pedir «manejo de todo el paquete contable». Di qué sistema y qué parte; así sabes qué evaluar.
- Pedir edad, sexo o «buena presentación». No tiene que ver con conciliar un banco y puede ser discriminación (LFT, art. 133, fr. I).
Preguntas frecuentes
¿Qué funciones tiene un auxiliar contable?
Registrar operaciones con su comprobante, revisar facturas de proveedores contra la orden de compra, conciliar bancos, llevar los auxiliares de clientes y proveedores, preparar papeles del cierre y la información de impuestos, archivar y atender dudas sobre facturas y pagos.
¿Qué diferencia hay entre auxiliar contable y auxiliar administrativo?
El auxiliar contable registra y concilia lo que va a la contabilidad, con conocimientos de cargo y abono e impuestos. El auxiliar administrativo apoya la operación de la oficina: compras, archivo, captura y atención a otras áreas.
¿Qué requisitos pedir a un auxiliar contable?
Conocimientos de contabilidad básica, conciliación, IVA y retenciones, CFDI en México o libros de compras y ventas en Venezuela, hoja de cálculo y el sistema contable que uses. Estudios de contaduría en curso o terminados, si el puesto lo exige.
¿Qué pruebas aplicar a un auxiliar contable?
Conocimientos de contabilidad básica y dos muestras de trabajo: conciliación bancaria y orden de compra contra factura. La batería Administración · Auxiliar contable las junta con hojas de cálculo, detalle e integridad.
Fuentes oficiales
- Ley Federal del Trabajo, texto vigente, última reforma DOF 14-05-2026 (Cámara de Diputados). Arts. 25 fr. III, 56 Bis, 133 fr. I y 153-A
- Código Fiscal de la Federación, texto vigente (Cámara de Diputados). Arts. 29 y 30
- LOTTT, Gaceta Oficial Extraordinaria N.º 6.076 del 7-may-2012 (Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo). Art. 59, numeral 3
Fuentes revisadas el contra el texto oficial. Es información general: para un caso con juicio, salario variable o prestaciones superiores a la ley, consulta a tu abogado laboral o a tu contador. Si ves un dato desactualizado, escríbenos y lo corregimos.
Para evaluar a quien hace este trabajo
Pruebas cortas que la persona responde desde el celular, con un enlace. Mira qué preguntan antes de mandarlas.
Para contratar este puesto
La descripción dice qué hace el puesto; las pruebas y la entrevista, si la persona lo puede hacer.
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