Preguntas para entrevista de auxiliar administrativo

1 Lo que hizo · Captura, hojas de cálculo y archivo

Cuéntame de una vez en que encontraste un error en datos que tú capturaste o en un archivo que llevabas: un folio repetido, un monto mal escrito o un documento traspapelado. ¿Cómo lo detectaste y qué hiciste?

Si queda corta: ¿Quién más usaba esos datos? ¿Qué revisas ahora antes de dar por terminada una captura?

5 · Lo que buscas

Detectó el error por una revisión propia, lo corrigió, avisó a quien ya había usado el dato y agregó un control. Ejemplo: «Al sumar el total no cuadraba con el reporte; encontré un folio capturado dos veces, lo corregí, avisé a compras y ahora cuadro el total contra el documento antes de cerrar».

3 · A medias

Corrigió el dato cuando alguien se lo señaló, pero no avisó a quien ya lo había usado ni cambió su forma de revisar. Ejemplo: «Me dijeron que una factura estaba duplicada y la borré».

1 · Señal de alerta

No recuerda ningún error o lo atribuye a otra persona, y no cambió nada en su forma de trabajar. Ejemplo: «Yo capturo rápido y bien; si algo salía mal era porque me pasaban mal la información».

2 Lo que haría · Orden con varias solicitudes a la vez

Es lunes en la mañana. Tu jefe te pide un reporte para las 12, compras te pide cotizar con tres proveedores para hoy y llega una pila de facturas para archivar. ¿Cómo organizas el día?

Si queda corta: ¿A quién le avisas si algo no va a salir a tiempo? ¿Qué dejas para después y por qué?

5 · Lo que buscas

Ordena por plazo e impacto, confirma con su jefe si hay choque, pide las cotizaciones temprano para que los proveedores respondan mientras hace el reporte y deja el archivo para la tarde. Ejemplo: «Mando las tres solicitudes de cotización a primera hora, hago el reporte, a las 12 reviso respuestas y en la tarde archivo; si algo no sale, aviso antes de la hora».

3 · A medias

Ordena por plazo, pero no confirma prioridades ni avisa si algo se va a atrasar. Ejemplo: «Hago el reporte, luego las cotizaciones y si me da tiempo archivo».

1 · Señal de alerta

Hace las cosas en el orden en que llegaron o empieza por lo más fácil, sin ver plazos ni avisar. Ejemplo: «Primero archivo, que es rápido, y luego veo lo demás».

3 Lo que haría · Captura, hojas de cálculo y archivo

Te pasan una hoja de cálculo con 400 renglones de una lista de clientes y te piden saber cuántos hay por sucursal y cuáles están repetidos. ¿Cómo lo harías?

Si queda corta: ¿Cómo revisas que el resultado esté bien? ¿Qué haces con los repetidos: los borras o los marcas?

5 · Lo que buscas

Trabaja sobre una copia, usa una tabla dinámica o una fórmula de conteo por sucursal, marca los repetidos con formato condicional o con una columna de control antes de quitarlos y comprueba que la suma dé 400. Ejemplo: «Copio la hoja, hago una tabla dinámica por sucursal, marco duplicados por número de cliente, reviso los marcados con quien me lo pidió y cuadro que el total siga dando 400».

3 · A medias

Usa filtros u ordena la columna, pero no comprueba el total ni conserva el archivo original. Ejemplo: «Ordeno por sucursal y cuento cuántos hay en cada una».

1 · Señal de alerta

Lo contaría a mano o no sabe por dónde empezar, y borraría renglones sin dejar copia. Ejemplo: «Los voy viendo uno por uno y borro los que se repiten».

4 Lo que hizo · Pedir y avisar con claridad

Cuéntame de una vez en que necesitabas que otra área te mandara un documento o un dato que te urgía y no te lo enviaban. ¿Cómo lo pediste y cómo terminó?

Si queda corta: ¿Qué decía tu mensaje? ¿Qué hiciste cuando se venció el plazo?

5 · Lo que buscas

Pidió por escrito qué necesitaba, para cuándo y para qué, dio seguimiento antes del plazo y avisó a su jefe del riesgo a tiempo. Ejemplo: «Mandé un correo con la lista de comprobantes y la fecha límite, llamé un día antes y, como faltaban dos, avisé a mi jefe para que decidiera si salía el reporte sin ellos».

3 · A medias

Insistió varias veces, pero sin decir para cuándo ni qué pasaba si no llegaba. Ejemplo: «Les estuve llamando hasta que me lo mandaron».

1 · Señal de alerta

Esperó sin insistir o se quejó con otros sin pedirlo de forma clara. Ejemplo: «Les dije una vez y como no me lo mandaron, entregué así».

5 Lo que haría · Servicio a quien hace la solicitud

Un área te pide comprar con urgencia un material, pero la solicitud no trae la firma de quien autoriza y el proveedor dice que solo sostiene el precio hasta hoy. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Qué le dices al área que lo pide? ¿Qué haces si no encuentras a quien autoriza?

5 · Lo que buscas

No compra sin autorización, explica al área por qué, busca a quien autoriza o a su suplente con el dato del precio que vence y deja registro. Ejemplo: «Le explico al área que necesito la firma, llamo al gerente con el precio y el plazo, consigo su autorización por correo y hago la orden el mismo día».

3 · A medias

No compra sin firma, pero tampoco busca al que autoriza ni informa al área del plazo del proveedor. Ejemplo: «Les digo que sin firma no puedo y que la vuelvan a mandar».

1 · Señal de alerta

Hace la compra sin autorización para quedar bien, o la rechaza sin ayudar a conseguir la firma. Ejemplo: «Si es urgente, la compro y luego que firmen».

6 Lo que hizo · Apoyo a compañeros y a otras áreas

Háblame de una vez en que cubriste las tareas de un compañero que faltó o que estaba saturado. ¿Cómo supiste qué hacer sin equivocarte?

Si queda corta: ¿Qué le preguntaste antes o después? ¿Cómo cuidaste tus propias tareas mientras?

5 · Lo que buscas

Ofreció apoyo, preguntó lo indispensable, siguió el procedimiento del compañero, dejó anotado lo que hizo y no descuidó lo suyo. Ejemplo: «Mi compañera estaba de vacaciones; le pedí su lista de pendientes, hice las órdenes urgentes como ella las hacía y le dejé una nota con folios para que al volver supiera qué quedó».

3 · A medias

Ayudó cuando se lo pidieron, pero sin confirmar cómo se hacía la tarea ni dejar constancia de lo que hizo. Ejemplo: «Me pasaron sus pendientes y los saqué».

1 · Señal de alerta

No ayuda o lo hace de mala gana y sin cuidar que quede bien. Ejemplo: «Eso no me tocaba, hice lo que pude».

7 Lo que haría · Captura, hojas de cálculo y archivo

Te piden para hoy el contrato de un proveedor de hace dos años y no está en la carpeta donde debería estar. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Dónde buscas y en qué orden? ¿Qué cambias para que no vuelva a pasar?

5 · Lo que buscas

Busca con orden (archivo físico, digital, préstamos registrados), avisa pronto a quien lo pide si tardará, propone pedir copia al proveedor y corrige el registro. Ejemplo: «Reviso el archivo y la carpeta digital, veo en la libreta de préstamos que lo tenía jurídico, aviso que llega a mediodía y desde entonces anoto cada préstamo».

3 · A medias

Busca en otras carpetas y pregunta, pero si no aparece no avisa a tiempo ni propone una salida. Ejemplo: «Busco en todo el archivo hasta encontrarlo».

1 · Señal de alerta

Dice que no está y no busca más, o inventa una explicación. Ejemplo: «Le digo que no lo encontré y ya».

8 Lo que hizo · Servicio a quien hace la solicitud

Cuéntame de una vez en que un compañero de otra área te reclamó porque su trámite se atrasó: un reembolso de gastos, una compra o un pago. ¿Qué le dijiste y qué hiciste?

Si queda corta: ¿De quién dependía el atraso? ¿Cómo le avisaste del avance?

5 · Lo que buscas

Escuchó, revisó dónde estaba el trámite, le dio una fecha realista, empujó el paso pendiente y le avisó cuando quedó. Ejemplo: «Vi que faltaba un comprobante; se lo pedí, lo pasé a firma ese día, le dije que el reembolso salía el viernes y el viernes le confirmé».

3 · A medias

Lo escuchó y prometió revisarlo, pero no le dio una fecha ni volvió a buscarlo. Ejemplo: «Le dije que ya casi salía».

1 · Señal de alerta

Se defendió o culpó a otros sin resolver nada. Ejemplo: «Le dije que no era mi culpa, que finanzas no había firmado».