Preguntas para entrevista de auxiliar o analista de nómina

1 Lo que hizo · Cálculo de nómina e incidencias

Cuéntame de un error que encontraste en una prenómina antes de pagar: una falta mal capturada, horas extra de más o un descuento repetido. ¿Cómo lo encontraste?

Si queda corta: ¿Qué revisión hacías para encontrarlo? ¿Qué cambiaste para que no se repitiera?

5 · Lo que buscas

Lo encontró con una revisión propia (comparar contra la quincena anterior, cuadrar incidencias contra el reporte de asistencia), corrigió antes de pagar y atacó la causa. Ejemplo: «Comparé el neto de cada persona contra la quincena pasada; a uno le salían 20 horas extra cuando su jefe había autorizado 2; era un error de captura, lo corregí y pedí que las horas lleguen firmadas».

3 · A medias

Encontró el error por casualidad o porque alguien reclamó, y lo corrigió sin buscar la causa. Ejemplo: «Un jefe me dijo que una persona sí vino ese día y lo cambié».

1 · Señal de alerta

No recuerda ningún error o confía en que el sistema calcula bien y no revisa. Ejemplo: «El sistema lo hace todo, yo solo capturo».

2 Lo que haría · Cierre a tiempo y revisión antes de pagar

Es el día de cierre de la quincena. A las 3 de la tarde un jefe te manda las incidencias de su equipo, que debían llegar ayer, y el banco necesita el archivo a las 5. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Qué revisas sí o sí antes de mandar el archivo? ¿Qué le dices a ese jefe?

5 · Lo que buscas

Avisa de inmediato a su jefe, captura y revisa lo que cambia el pago de esa quincena, deja documentado lo que se ajustará en la siguiente y le recuerda al jefe la fecha límite. Ejemplo: «Le aviso a mi jefa, capturo las faltas y horas extra con su soporte, reviso totales contra la quincena anterior, mando a las 4:45 y anoto un ajuste que no tenía soporte para la siguiente».

3 · A medias

Las captura y revisa lo que alcanza, pero no avisa a su jefe del riesgo ni deja claro qué quedó pendiente. Ejemplo: «Me apuro y si algo sale mal lo ajusto la otra quincena».

1 · Señal de alerta

Las mete sin revisar para alcanzar la hora, o las deja fuera sin avisar a nadie. Ejemplo: «Las capturo rápido y mando el archivo».

3 Lo que hizo · Explicar un recibo con claridad

Cuéntame de una vez en que un colaborador no entendía su recibo o creía que le habían pagado de menos. ¿Cómo se lo explicaste?

Si queda corta: ¿Qué parte del recibo le confundía? ¿Cómo supiste que quedó claro?

5 · Lo que buscas

Revisó primero si había error, le explicó concepto por concepto con palabras sencillas y con sus propios números, y corrigió si hacía falta. Ejemplo: «Revisé su recibo con él: la diferencia era el descuento del crédito de vivienda que empezó esa quincena; le enseñé el aviso y el cálculo y quedó conforme».

3 · A medias

Le explicó el cálculo, pero sin revisar si de verdad había un error ni comprobar que entendió. Ejemplo: «Le dije que eran los descuentos de ley».

1 · Señal de alerta

Le contestó con términos técnicos o le dijo que así sale en el sistema. Ejemplo: «Le dije que así lo calcula el sistema y que no hay error».

4 Lo que haría · Trato y confidencialidad con los colaboradores

Un gerente que no es jefe directo de esa persona te pide en el pasillo que le digas cuánto gana un compañero, porque él es gerente y tiene derecho a saber. ¿Qué le contestas?

Si queda corta: ¿Y si insiste o se molesta? ¿A quién le avisas?

5 · Lo que buscas

No da el dato, explica con respeto que la información de sueldos solo se comparte con quien la regla autoriza, le indica a quién pedirla y, si insiste, avisa a su jefe. Ejemplo: «Le digo que los sueldos solo los puedo dar a RH y al jefe directo, que si lo necesita lo pida a la gerente de RH, y le aviso a mi jefa de la solicitud».

3 · A medias

No le da el dato, pero contesta de forma cortante o sin decirle a quién dirigirse. Ejemplo: «Le digo que no se puede y me voy».

1 · Señal de alerta

Le da el dato o se lo deja ver para no tener problemas. Ejemplo: «Si es gerente, le digo, total trabaja aquí».

5 Lo que haría · Cálculo de nómina e incidencias

Sale un cambio que afecta la nómina: en México, un nuevo salario mínimo o una nueva UMA; en Venezuela, un nuevo monto de un beneficio o la tasa del BCV para pagar lo fijado en dólares. ¿Cómo te aseguras de aplicarlo bien desde la primera nómina?

Si queda corta: ¿Dónde confirmas el dato y su fecha de inicio? ¿Cómo compruebas que el sistema lo tomó?

5 · Lo que buscas

Confirma el dato y su fecha de inicio en la fuente oficial (DOF, Gaceta Oficial, BCV), lo actualiza, prueba con casos reales antes del cierre y avisa a su jefe y a quien corresponda. Ejemplo: «Leo el valor en el DOF, veo desde cuándo rige, lo cargo, recalculo a tres personas a mano para comparar contra el sistema y le paso a mi jefa la diferencia que traerá la nómina».

3 · A medias

Busca el dato y lo cambia, pero no confirma la fecha en que empieza a regir ni prueba el cálculo antes de pagar. Ejemplo: «Leo la noticia y cambio el valor en el sistema».

1 · Señal de alerta

Espera a que el sistema se actualice solo o toma el dato de una nota de redes sin confirmar. Ejemplo: «El sistema se actualiza, no tengo que hacer nada».

6 Lo que hizo · Cierre a tiempo y revisión antes de pagar

Cuéntame de una vez en que se le pagó mal a alguien y se descubrió después del pago. ¿Qué hiciste para corregirlo?

Si queda corta: ¿Cómo se lo dijiste a la persona? ¿Cómo se ajustó el pago y quién lo autorizó?

5 · Lo que buscas

Lo reconoció, avisó a su jefe, habló con la persona, acordó cómo ajustarlo con autorización por escrito y cambió su revisión. Ejemplo: «Le pagué de más un bono que no correspondía; avisé a mi jefa, hablé con él, acordamos descontarlo en dos quincenas con su firma y desde entonces cuadro los bonos contra la autorización».

3 · A medias

Lo corrigió, pero sin hablar con la persona ni dejar autorización y soporte del ajuste. Ejemplo: «Hice el ajuste en la siguiente nómina».

1 · Señal de alerta

Lo ocultó, lo dejó así o descontó todo de golpe sin avisar. Ejemplo: «En la siguiente quincena se lo descontamos completo y ya».

7 Lo que hizo · Coordinación con jefes, contabilidad y RH

Háblame de una vez en que tuviste que coordinarte con contabilidad, con RH o con un jefe para cuadrar algo de la nómina, como una baja a mitad de periodo, un finiquito o un pago de aportes. ¿Cómo se repartieron el trabajo?

Si queda corta: ¿Qué información necesitabas de ellos? ¿Qué pasó cuando algo no coincidía?

5 · Lo que buscas

Acordó con cada área qué entregaba y cuándo, cuadró con ellos las diferencias y dejó el cálculo documentado. Ejemplo: «Con RH confirmé la fecha de baja, calculé el finiquito, contabilidad lo revisó contra su registro y cuadramos una diferencia de días antes de pagar».

3 · A medias

Pidió lo que necesitaba, pero sin acordar fechas ni revisar juntos las diferencias. Ejemplo: «Les mandé mi archivo y ellos lo registraron».

1 · Señal de alerta

Trabajó por su cuenta y pasó el problema a los demás. Ejemplo: «Yo hice mi parte; si contabilidad no cuadraba era su problema».

8 Lo que haría · Trato y confidencialidad con los colaboradores

Una colaboradora te escribe molesta porque no le pagaron dos días que faltó con certificado del IMSS, o con reposo del IVSS en Venezuela, y dice que va a reclamar. ¿Qué haces?

Si queda corta: ¿Qué revisas primero? ¿Qué le respondes si sí hubo un error?

5 · Lo que buscas

Le responde pronto y con respeto, revisa el documento y cómo se capturó, le explica quién cubre esos días y cómo, y si hubo error lo corrige con fecha. Ejemplo: «Reviso el certificado y la captura: estaba como falta; lo corrijo, le explico qué parte paga el instituto y cuál la empresa y le digo en qué quincena lo verá».

3 · A medias

Revisa el caso, pero le contesta solo con el resultado, sin explicar quién paga esos días ni darle una fecha. Ejemplo: «Le digo que ya lo estoy viendo».

1 · Señal de alerta

Le contesta a la defensiva o le dice que reclame donde quiera. Ejemplo: «Le digo que así es la ley y que haga lo que quiera».